Карточка задачи: обязательные поля и заполненные примеры

Карточка задачи должна объяснять, какой результат нужен, кто его подготовит, к какому сроку и кто примет работу. Для этого заполни название, ожидаемый результат, исполнителя, срок, исходные данные, условия приёмки и принимающего. Ниже - шаблон и три заполненные карточки: для подготовки результата, проверки и согласования.

Эти поручения могут относиться к одному документу, но заканчиваются по-разному. Подготовка даёт материал, проверка - заключение, согласование - решение. Карточка помогает обозначить, что именно ты ждёшь от исполнителя.

Какие поля сделать обязательными

Для отдельной задачи используй семь полей:

• Название: действие и объект. Например, «Подготовить сравнение подрядчиков».
• Ожидаемый результат: что передать и в каком виде: документ, перечень расхождений или запись решения.
• Исполнитель: конкретный человек. Если указана роль, уточни, кому она назначена.
• Срок: дата и при необходимости время. Обозначь, что требуется к этому моменту: первая версия или окончательный результат.
• Исходные данные: материалы, доступы и ограничения. Для изменяемого документа укажи версию.
• Условия приёмки: признаки, по которым принимающий сможет оценить результат.
• Принимающий: человек, которому исполнитель сдаёт работу.

Для зависимой задачи добавь условие начала. Если результат нужен следующему участнику, укажи получателя и его действие. Границы работы запиши там, где возможны разные толкования: например, сравнить полученные предложения без поиска новых подрядчиков.

Ожидаемый результат заполняют при постановке, фактический - при сдаче. Статус «выполнено» не заменяет ссылку на материал или запись принятого решения.

Шаблон карточки задачи

Скопируй пункты и замени подсказки. Дополнительные поля оставь только там, где они нужны для работы.

• Название: [действие и объект].
• Ожидаемый результат: [что передать и в каком виде].
• Исполнитель: [имя].
• Срок: [дата, время, нужная версия результата].
• Исходные данные: [материалы, версии, доступы].
• Условия приёмки: [проверяемые признаки готовности].
• Принимающий: [имя].
• Границы работы: [что входит и что исключено].
• Условие начала: [что должно произойти до старта].
• Передача дальше: [кому, что и для какого действия].
• Фактический результат: [файл, ссылка или запись при сдаче].

В контексте оставь сведения, которые влияют на выполнение. Например: «Сравнение нужно для выбора подрядчика на обслуживание двух помещений; закупка оборудования не рассматривается». Если договорённость изменилась, обнови нужное поле и сообщи об изменении участникам.

Хочешь навести порядок в задачах и процессах команды? Начни с одного маршрута в Legend BMS. Зарегистрироваться →

Пример 1. Подготовка результата

Все имена, даты, документы и результаты в примерах условные. Команда выбирает подрядчика для обслуживания офиса. Карточки показаны с заполненным результатом сдачи.

• Название: подготовить сравнение предложений подрядчиков.
• Ожидаемый результат: сравнительный документ по трём предложениям и рекомендация с обоснованием.
• Исполнитель: офис-менеджер Анна.
• Срок: 20 ноября, 12:00, первая версия.
• Исходные данные: предложения компаний «А», «Б» и «В» от 16 ноября; перечень работ по двум помещениям, версия 2.
• Условия приёмки: для каждого предложения указаны цена, состав и периодичность работ, исключения и условия расторжения. Пробелы в данных отмечены, рекомендация связана со сравнением.
• Принимающий: руководитель административного отдела Игорь.
• Границы работы: сравнить полученные предложения без поиска новых подрядчиков.
• Условие начала: получены три предложения и перечень работ.
• Передача дальше: после проверки комплектности Игорем передать документ Михаилу для сверки с источниками.
• Фактический результат: «Сравнение подрядчиков, версия 1» с рекомендацией рассмотреть компанию «Б».

На этом этапе Игорь проверяет наличие нужных разделов и обоснования рекомендации. Точность переноса условий из предложений проверяет Михаил в следующей задаче.

Пример 2. Проверка

• Название: проверить данные в сравнении подрядчиков.
• Ожидаемый результат: заключение с расхождениями либо записью об их отсутствии в пределах проверки.
• Исполнитель: специалист по закупкам Михаил.
• Срок: 20 ноября, 17:00, заключение по первой версии.
• Исходные данные: «Сравнение подрядчиков, версия 1» и три предложения от 16 ноября.
• Условия приёмки: указаны версия и охват проверки. Для каждого расхождения названы место в документе, условие из источника и нужное исправление. Неподтверждённые сведения выделены.
• Принимающий: Игорь.
• Границы работы: сверить цену, состав и периодичность работ, исключения и условия расторжения. Выбор подрядчика в задачу не входит.
• Условие начала: Игорь передал полный комплект материалов.
• Передача дальше: замечания вернуть Анне, исправленные пункты повторно проверить до согласования.
• Фактический результат: в версии 1 для компании «Б» указано ежедневное обслуживание, а в предложении - обслуживание по рабочим дням. Исправить строку и проверить влияние на рекомендацию. По остальным проверенным пунктам расхождений не найдено.

Запись «всё нормально» не показывает, что проверено. Привязывай заключение к версии и заданному объёму сверки. В условном примере Анна исправила строку, обосновала сохранение рекомендации и передала версию 2. Михаил проверил изменение и зафиксировал отсутствие замечаний по нему.

Пример 3. Согласование

• Название: согласовать выбор подрядчика для обслуживания офиса.
• Ожидаемый результат: решение о выборе либо возврат с перечнем необходимых изменений.
• Исполнитель: собственник Елена, уполномоченная принять решение.
• Срок: 21 ноября, 15:00.
• Исходные данные: «Сравнение подрядчиков, версия 2», рекомендация и заключения Михаила по первоначальной и повторной проверке.
• Условия приёмки: назван выбранный подрядчик и условия решения; при возврате перечислены нужные изменения.
• Принимающий: Игорь. Он проверяет наличие решения и данных для передачи дальше в пределах своих полномочий.
• Границы работы: выбрать одного из трёх подрядчиков или вернуть материал на доработку. Подписание договора в задачу не входит.
• Условие начала: замечание устранено, повторная проверка завершена.
• Передача дальше: при утверждении поставить юристу задачу на подготовку договора; при возврате назначить исполнителя доработки и срок.
• Фактический результат: «Выбрана компания “Б” по сравнению версии 2. Подготовить договор на обслуживание по рабочим дням в пределах перечня работ, версия 2».

Согласование заканчивается решением уполномоченного человека. Из записи «ознакомилась» непонятно, можно ли продолжать работу. Перенеси условия принятого решения в следующее поручение.

Как передать карточку в работу

Перед запуском проверь, понятно ли исполнителю, что передать, доступны ли материалы и обозначен ли срок нужной версии. У принимающего должны быть понятный предмет проверки и порядок возврата замечаний.

Разделяй подготовку, проверку и согласование, когда у них разные исполнители, сроки или результаты. Для простого поручения одному человеку может хватить одной карточки. При возврате укажи расхождение и нужное исправление, а после доработки обозначь новую версию. Если сдвигается следующий шаг, согласуй его срок с исполнителем.

Повторяющуюся последовательность можно описать в конструкторе бизнес-процессов Legend BMS через шаги, роли и условия перехода. Обязательные поля и переходы контролируют введённый результат, но не гарантируют фактическое качество работы. Содержание документа и обоснованность решения оценивает назначенный человек.

Если из карточки непонятно, кто проверяет материал и кто принимает решение, перенеси подготовку, проверку и согласование в бизнес-процесс Legend BMS и назначь роли для каждого шага. Зарегистрируйся и первым шагом создай процесс с этапами «Подготовить результат», «Проверить», «Согласовать».