Лист согласования документа: шаблон и пример заполнения

Лист согласования документа фиксирует решения сотрудников по конкретной версии: кто проверил текст, что решил, какие оставил замечания и когда ответил. Чтобы использовать его в работе, укажи версию документа, согласующих, сроки ответа, решения и порядок исправлений. Ниже найдешь шаблон и условный пример заполнения для внутреннего согласования.

Руководителю важно видеть не только отметки «согласовано», но и основание для завершения проверки: к какому тексту относятся решения, закрыты ли обязательные замечания и можно ли передавать документ на утверждение.

Что фиксирует лист согласования

Лист связывает документ, участников и результаты проверки. Его можно вести в рабочей таблице или использовать как основу процесса. Главное - сохранять связь каждого решения с конкретной версией.

Для внутреннего порядка раздели три действия:

• Согласование - сотрудник проверяет документ в своей области ответственности и записывает решение.
• Утверждение - назначенный руководитель принимает итоговое решение о применении документа.
• Ознакомление - сотрудник знакомится с содержанием; это не означает его одобрения.

Укажи область проверки каждого участника. Например, руководитель отдела проверяет выполнимость порядка, операционный директор - распределение ответственности. Так отметка «согласовано» получает понятные границы.

Здесь рассматривается внутреннее согласование. Вопросы юридической силы документов, внешнего ЭДО и электронной подписи в эту инструкцию не входят.

Какие решения и сроки использовать

Заранее договорись о значениях решений и действиях после них:

• Согласовано. В области проверки нет обязательных замечаний. Следующее действие - сохранить решение по указанной версии.
• На доработку. Есть обязательные исправления. Следующее действие - назначить ответственного, срок исправления и повторную проверку.
• Отклонено. Участник не поддерживает предложенный вариант. Следующее действие - записать причину и передать вопрос инициатору.

«Ожидается решение» и «Просрочено» обозначают состояние проверки, а не решение сотрудника. Если используешь «Согласовано с замечаниями», уточни, рекомендательные они или требуют исправления до завершения согласования.

Разделяй срок ответа согласующего и срок исправления документа. Иначе непонятно, чье действие ожидается. Общий срок согласования укажи отдельно в карточке документа.

Хочешь навести порядок в задачах и процессах команды? Начни с одного маршрута в Legend BMS. Зарегистрироваться →

Шаблон листа согласования документа

Скопируй поля в рабочую таблицу. Для каждого согласующего создай отдельную запись, для каждого замечания - отдельный пункт. При повторной проверке добавляй запись, сохраняя предыдущую.

Карточка документа

• Название: [название документа].
• Внутренний номер: [номер, если используется].
• Версия и дата подготовки: [v1.0, ДД.ММ.ГГГГ].
• Файл или место хранения этой версии: [точное расположение].
• Инициатор: [имя, роль].
• Цель проверки: [что проверить и для чего].
• Общий срок согласования: [дата и время].

Запись согласующего

• Участник: [имя, роль].
• Область проверки: [за что отвечает участник].
• Проверяемая версия: [v1.0].
• Срок ответа: [дата и время].
• Состояние проверки: [ожидается решение / завершена / просрочена].
• Решение: [согласовано / на доработку / отклонено; до ответа оставь пустым].
• Замечания: [номера замечаний или «Нет»].
• Фактическая дата решения: [дата и время; до ответа оставь пустой].

Карточка замечания

• Номер: [1].
• Место в документе: [раздел, пункт].
• Что исправить: [конкретная проблема и ожидаемое изменение].
• Как проверить исправление: [понятный критерий].
• Ответственный за исправление: [имя].
• Срок исправления: [дата и время].
• Результат повторной проверки: [версия, результат, кто проверил и когда].

Итог согласования

• Итоговая версия: [номер и расположение файла].
• Обязательные замечания: [закрыты / номера открытых].
• Результат: [готово к утверждению / требуется доработка / отклонено].
• Кто зафиксировал итог и когда: [имя, дата и время].

Не объединяй несколько замечаний одной отметкой «готово»: у них могут быть разные ответственные и результаты проверки.

Пример заполнения листа согласования

Все имена, номера и сроки ниже условные. Руководитель отдела готовит внутренний порядок передачи клиентских обращений.

Карточка документа: «Порядок передачи клиентских обращений», номер П-07, версия v1.0 от 12.10.2026. Файл - «П-07_v1.0» в рабочей папке отдела. Инициатор - Анна, руководитель отдела. Цель - проверить выполнимость порядка и распределение ответственности перед утверждением. Общий срок - 14.10.2026, 17:00.

Запись 1. Елена, руководитель клиентского отдела, проверяет выполнимость порядка. Версия - v1.0. Срок ответа - 13.10.2026, 12:00. Состояние - завершена. Решение - «Согласовано», замечаний нет. Дата решения - 13.10.2026, 10:40.

Запись 2. Павел, операционный директор, проверяет распределение ответственности. Версия - v1.0. Срок ответа - 13.10.2026, 16:00. Состояние - завершена. Решение - «На доработку», замечание № 1. Дата решения - 13.10.2026, 15:10.

Замечание № 1. В пункте 3.2 не указан ответственный за обращение при отсутствии назначенного менеджера. Нужно добавить замещающую роль и условие передачи. Критерий проверки - из пункта понятно, кто принимает обращение и когда. Ответственная - Анна, срок исправления - 14.10.2026, 11:00.

Анна сохраняет исправленный документ как «П-07_v1.1» и передает его обоим участникам: изменение затрагивает и ответственность, и выполнимость порядка. Предыдущие записи остаются привязаны к v1.0.

Запись 3. Елена повторно проверяет выполнимость порядка в v1.1. Срок ответа - 14.10.2026, 15:00. Состояние - завершена. Решение - «Согласовано», замечаний нет. Дата решения - 14.10.2026, 13:50.

Запись 4. Павел повторно проверяет распределение ответственности в v1.1. Срок ответа - 14.10.2026, 15:00. Состояние - завершена. Решение - «Согласовано». Замечание № 1 закрыто: роль и условие передачи указаны. Дата решения - 14.10.2026, 14:20.

Итог: файл «П-07_v1.1» готов к утверждению, обязательное замечание закрыто, оба решения относятся к v1.1. Итог зафиксировала Анна 14.10.2026 в 14:30. Решение об утверждении оформляется отдельно.

Как заполнить лист и проверить результат

1. Зафиксируй исходную версию. Дай участникам доступ к одному тексту. Не меняй незаметно файл, по которому уже собираются решения.
2. Назначь участников и сроки. Для каждого укажи область проверки и срок ответа.
3. Собери решения. Для замечаний запроси место в документе, проблему и ожидаемое исправление.
4. Организуй доработку. Назначь ответственного и срок, сохрани новую версию, перечисли изменения и передай ее затронутым участникам.
5. Зафиксируй итог. Проверь, что необходимые решения получены, обязательные замечания закрыты и итоговый файл определен однозначно.

Пустое поле не означает согласия. При пропуске срока отметь просрочку и передай вопрос ответственному за согласование. Не записывай положительное решение от имени сотрудника, который его не давал.

Старое решение сохраняй с исходной версией. Если повторная проверка отдельного участника не требуется по принятому внутреннему порядку, запиши основание и того, кто это определил. Не выдавай прежнее решение за проверку нового текста.

Как перенести согласование в Legend BMS

В конструкторе бизнес-процессов Legend BMS можно определить шаги, роли и условия перехода. Для согласования опиши шаги проверки, доработки и повторной проверки, назначь роли участников и задай, какой результат нужен для перехода дальше.

Обязательные поля и условия перехода контролируют введенный результат, но не гарантируют качество проверки. Запись «замечание закрыто» требует содержательного подтверждения: что исправили и кто это проверил.

Если в листе непонятно, кто должен исправить документ и по какой версии принято решение, перенеси работу в процесс Legend BMS с ролями и условиями перехода между проверкой и доработкой. Зарегистрируйся и создай первый шаг «Проверка документа», назначив роль согласующего.