Приёмка товара на складе: как устроен процесс

Приёмка товара на складе - это точка, где физический груз от поставщика или с производства официально становится частью твоего склада: количество проверено, качество подтверждено, расхождения зафиксированы, товар готов к размещению и продаже. Для селлера маркетплейса это не формальность «принял коробки - поставил галочку», а момент, где чаще всего теряются деньги: пересорт, недостача, брак, который потом всплывает в возврате от покупателя и бьёт по рейтингу карточки.

В этой статье разберём, как устроен процесс приёмки товара на складе шаг за шагом: от момента, когда груз подъехал к воротам, до постановки на баланс и размещения по ячейкам. Отдельно - что делать с расхождениями, какие документы нужны и как сделать так, чтобы приёмка не зависела от памяти и добросовестности одного кладовщика.

Из каких этапов состоит приёмка товара на складе

Процесс приёмки товара на складе стандартно проходит через несколько последовательных этапов, и пропуск любого из них - источник будущих проблем.

1. Предварительная сверка - заявка на поставку сверяется с тем, что реально приехало: номер машины, количество мест, товаросопроводительные документы.
2. Разгрузка и приёмка по количеству - подсчёт коробок, паллет, единиц товара, сверка фактического количества с накладной.
3. Приёмка по качеству - выборочная или сплошная проверка товара на брак, повреждения упаковки, соответствие артикулу и характеристикам.
4. Фиксация расхождений - если факт не совпал с документом, составляется акт и груз не проходит дальше без разбора причины.
5. Маркировка и подготовка к размещению - для маркетплейсов сюда добавляется проверка штрихкодов, стикеровка, переупаковка под требования площадки.
6. Постановка на учёт - товар заводится в систему учёта остатков в фактическом, а не заявленном количестве.
7. Размещение по местам хранения - товар физически уезжает на полку, стеллаж или в зону хранения под конкретным адресом.

На практике этапы 2 и 3 часто путают: посчитали коробки - решили, что приёмка закончена. Но пересчитанная коробка ещё не значит проверенный товар: внутри может быть не тот размер, не тот цвет, повреждённая упаковка или пересорт с соседним артикулом.

Кто участвует в приёмке и за что отвечает

В приёмке товара на складе обычно завязано несколько ролей, и у каждой - своя зона ответственности:

• кладовщик или приёмщик - физически принимает груз, считает, сверяет с накладной, вскрывает упаковку для проверки;
• менеджер по закупкам или ответственный за поставку - заранее передаёт на склад ожидаемые параметры поставки (что, сколько, когда);
• бухгалтер или логист - оформляет документы приёмки, вносит фактические данные в учёт;
• руководитель склада - разбирает спорные случаи и расхождения, принимает решение по браку.

Проблема чаще возникает не из-за того, что роли не определены на бумаге, а из-за того, что один человек физически закрывает шаг за другого - например, кладовщик сам же «утверждает» акт расхождений, потому что проверять некому. Здесь и рождается пересортица, которую потом не с кого спросить.

Регламент теряется в переписке? В Legend BMS шаг физически нельзя пропустить. Посмотреть →

Приёмка по количеству и по качеству: в чём разница

Это два разных шага, и путать их нельзя.

Приёмка по количеству отвечает на вопрос «сколько приехало и совпадает ли это с накладной». Считаются места (коробки, паллеты), а если нужно - вскрываются для пересчёта единиц товара внутри.

Приёмка по качеству отвечает на вопрос «в каком состоянии товар и тот ли это товар». Проверяются:

• целостность упаковки и самого товара;
• соответствие артикула, цвета, размера заявленному;
• наличие всей комплектации (если товар состоит из нескольких частей);
• срок годности - для товаров, где он критичен.

Пример: приехало 200 единиц товара, накладная на 200 - по количеству приёмка пройдена. Но при вскрытии 15 единиц оказались с браком упаковки, который не пройдёт модерацию маркетплейса. По количеству всё сошлось, по качеству - нет. Без отдельного шага проверки качества этот брак попадёт на полку и потом обернётся возвратом от покупателя и штрафом за некачественный товар.

Расхождения и брак при приёмке: что делать

Расхождение - это любое несовпадение факта с документом: недостача, пересортица, брак, несовпадение по весу или объёму. Правильный порядок действий:

1. Зафиксировать факт на месте - сфотографировать или снять на видео вскрытие упаковки, повреждения, недостающие позиции.
2. Составить акт расхождений - с точным перечнем, что не совпало и в какую сторону.
3. Не размещать спорный товар на общих полках - до решения по акту он должен лежать в отдельной зоне карантина.
4. Уведомить поставщика или ответственного за закупку - с приложением фото и видео и акта.
5. Зафиксировать окончательное решение - принят с корректировкой количества, возвращён поставщику, списан как брак.

Ключевая ошибка здесь - решать вопрос «на глазок», без бумажного или электронного следа. Тогда через месяц никто не вспомнит, откуда взялась недостача 12 единиц, и разбираться будет не с чем.

Какие документы оформляются при приёмке товара

На приёмке товара на складе, как правило, фигурируют:

• товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД от поставщика - основной документ, с которым сверяется факт;
• акт о расхождении по количеству и качеству - если факт не совпал с документом;
• акт приёмки - итоговый документ, подтверждающий, что товар принят на склад в конкретном количестве и состоянии;
• документы на товар со специфическими требованиями - сертификаты, товарно-транспортная накладная, если груз подакцизный или маркированный.

Для селлеров маркетплейсов к этому добавляется внутренняя фиксация: фото- и видеоотчёт по вскрытию поставки, отметка о прохождении проверки на соответствие требованиям площадки к упаковке и маркировке. Это не бюрократия ради бюрократии - именно эти материалы становятся доказательной базой, если поставщик оспаривает акт расхождений или маркетплейс присылает претензию по качеству товара.

Особенности приёмки для маркетплейсов

Приёмка товара для Wildberries, Ozon или Я.Маркета устроена так же в базе, но добавляет требования самой площадки:

• проверка соответствия маркировки (штрихкод, короб, стикер) требованиям конкретного маркетплейса до отгрузки на склад площадки или до размещения на своём складе при модели продажи со своего склада;
• контроль упаковки под конкретные габаритные и весовые ограничения площадки - несоответствие оборачивается штрафом или отказом в приёмке уже на стороне маркетплейса;
• фиксация состояния товара сразу при приёмке от поставщика, потому что дальше в цепочке маркетплейс может предъявить претензию именно продавцу, а не производителю.

Здесь важно не размывать приёмку от поставщика и подготовку к отгрузке на маркетплейс в одну операцию - это два разных контрольных шага с разными критериями, и объединение их «для скорости» - частая причина брака, доехавшего до покупателя.

Как сделать процесс приёмки управляемым

Написать регламент приёмки товара на складе несложно - сложнее сделать так, чтобы его реально выполняли каждый раз, а не только в первую неделю после утверждения. Документ можно не прочитать, забыть или пропустить шаг под давлением времени, когда машина с товаром уже стоит и разгрузка поджимает.

Рабочий вариант - завести приёмку как бизнес-процесс в системе: шаги (сверка заявки, подсчёт, проверка качества, фиксация расхождений, постановка на учёт) идут по цепочке, и следующий шаг физически не откроется, пока не закрыт предыдущий. Кладовщик не разместит товар на полке, если не отмечен шаг проверки качества, а руководитель увидит на живых данных, на каком этапе застряла поставка. Это не регламент, а процесс: регламент можно не прочитать и не выполнить, а шаг процесса в системе не закрывается сам собой, пока задача не сделана по факту.

Если приёмка регулярно даёт сбои - недостачи всплывают постфактум, брак долетает до покупателя, расхождения решаются на словах - смотреть нужно не на то, «плохой ли кладовщик», а на то, есть ли у процесса шаги, которые невозможно пропустить.