Как распределять задачи с учётом загрузки сотрудников

Чтобы распределять задачи с учётом загрузки сотрудников, сравни доступную ёмкость каждого до нужной даты с оставшейся работой по уже принятым обязательствам. Затем проверь навыки, зависимости и затраты на передачу. Количество задач само по себе загрузку не показывает: один отчёт может требовать больше работы, чем несколько коротких проверок.

Основной инструмент руководителя команды или проектного менеджера - таблица ёмкости. Ниже она представлена подписанными строками: их можно перенести в свою таблицу, сохранив поля и расчёты.

Какие данные собрать перед назначением

Выбери общий горизонт планирования, например ближайшую неделю. Учитывай и сроки внутри периода: свободная пятница не поможет закончить задачу к среде.

Для каждого сотрудника собери:

• Доступный фонд времени с учётом известных отсутствий.
• Обязательную работу: встречи, поддержку, согласования и проверки.
• Принятые задачи: результат, срок и оставшуюся трудоёмкость.
• Ограничения: навыки, доступы и зависимость от других участников.

Встречи и поддержку либо вычитай из фонда, либо включай в принятую работу. Не делай одновременно и то и другое: нагрузка посчитается дважды.

Для начатых задач оценивай остаток. Если в условном примере на расчёт закладывали восемь часов, а осталось два, учитывай два часа. Это оценка будущей работы, для неё не нужен поминутный учёт рабочего времени.

Таблица ёмкости: поля и расчёт

Используй две формулы:

Ёмкость под задачи = доступный фонд - обязательная работа - резерв.

Остаток ёмкости = ёмкость под задачи - оставшаяся трудоёмкость принятых задач.

Резерв оставляй для непредвиденной работы. Выбирай его по характеру задач команды и уточняй по наблюдениям. Универсальный процент здесь не нужен.

Таблица ёмкости на условную неделю. Все значения заданы только для примера, в часах. Порядок полей в каждой строке одинаковый: фонд; обязательная работа; резерв; ёмкость под задачи; принятые задачи; остаток.

• Анна: 40; 8; 4; 28; 34; -6. Расчёт: 40 - 8 - 4 = 28; 28 - 34 = -6.
• Борис: 40; 10; 4; 26; 22; 4. Расчёт: 40 - 10 - 4 = 26; 26 - 22 = 4.
• Вера: 40; 12; 4; 24; 20; 4. Расчёт: 40 - 12 - 4 = 24; 24 - 20 = 4.
• Всего: 120; 30; 12; 78; 76; 2. Расчёт: 120 - 30 - 12 = 78; 78 - 76 = 2.

У команды есть два свободных часа, но у Анны перегрузка на шесть часов. Общая сумма скрывает риск для её обязательств.

Рядом держи список задач с результатом, исполнителем, сроком, оставшейся оценкой, приоритетом и зависимостями. Он нужен, чтобы выбрать конкретную работу для передачи или переноса.

Хочешь навести порядок в задачах и процессах команды? Начни с одного маршрута в Legend BMS. Зарегистрироваться →

Как выбрать исполнителя и место в очереди

Самый большой остаток ёмкости ещё не делает сотрудника подходящим исполнителем. Перед назначением пройди пять шагов:

1. Определи результат и дату, когда он нужен следующему участнику или клиенту.
2. Проверь готовность исходных данных: назначенная задача может быть заблокирована.
3. Выбери сотрудников с нужными навыками и доступами.
4. Сравни их ёмкость именно до срока задачи, учитывая текущие обязательства.
5. Добавь затраты на передачу контекста и проверку, если меняется исполнитель.

Порядок работ определяй по последствиям задержки. При сопоставимых сроках сначала рассматривай задачу, которая открывает следующие шаги процесса. Если ёмкости недостаточно, выбери, что изменить: объём, срок другой работы или состав исполнителей. Новое назначение само по себе времени не добавляет.

Пример перераспределения с затратами на передачу

Вернёмся к условной таблице. У Анны есть отчёт на шесть часов и другие задачи на 28 часов. В этом примере отчёт можно разделить на два самостоятельных блока. Борис и Вера обладают нужными навыками, а их свободное время доступно до срока отчёта.

После уточнения оценок получаем:

• Борис: три часа на первый блок и один час на знакомство с материалами, всего четыре часа.
• Вера: три часа на второй блок и один час на знакомство с материалами, всего четыре часа.
• Анна: один час суммарно на пояснения и проверку обоих блоков.

Таблица после передачи. Порядок полей: ёмкость; нагрузка до; изменение; нагрузка после; остаток. Все значения в часах.

• Анна: 28; 34; передала 6 и добавила 1; 29; -1. Расчёт: 34 - 6 + 1 = 29.
• Борис: 26; 22; добавил 4; 26; 0. Расчёт: 22 + 4 = 26.
• Вера: 24; 20; добавила 4; 24; 0. Расчёт: 20 + 4 = 24.
• Всего: 78; 76; добавилось 3; 79; -1.

Передача сняла часть нагрузки Анны, но добавила команде три часа: два на знакомство с материалами и один на пояснения и проверку. Перегрузка Анны всё ещё составляет час.

Допустим, ты согласовал перенос независимой доработки Анны на два часа в следующий период. Тогда её нагрузка составит 29 - 2 = 27 часов, остаток - один час. Итог по команде: 27 + 26 + 24 = 77 часов при ёмкости 78 часов. Проверка изменения: 76 + 3 - 2 = 77.

До подтверждения решения проверь даты выполнения блоков и проверки отчёта. Недельный баланс не доказывает, что каждый этап завершится вовремя.

Когда вместо передачи нужно другое решение

Не стремись сделать загрузку одинаковой. Сотрудник, который согласует или проверяет результаты коллег, тоже выполняет работу. Учитывай её в ёмкости, не дублируя в разных полях.

Выбирай действие по причине перегрузки:

• Все подходящие исполнители заняты: пересмотри очередь, сократи объём или привлеки дополнительного исполнителя.
• Нужна уникальная квалификация: передай другим сопутствующие задачи специалиста.
• Работа почти завершена: сравни остаток с затратами на передачу и проверку.
• Нет исходных данных: определи ответственного за их подготовку и дату готовности.
• Оценка неопределённая: выдели этап разбора и после него уточни объём.

Если снимаешь задачу с текущего периода, согласуй новый срок и последствия с тем, кому нужен результат. Перенос должен менять обязательства, а не только цифры в таблице.

Как закрепить решение в работе команды

Обновляй таблицу при изменении доступности, появлении срочной задачи, новой зависимости или уточнении оценки. На сверке выясни, что осталось сделать, что мешает начать и какие сроки оказались под риском. Затем пересмотри назначения и очередь.

При передаче зафиксируй результат, срок, входные материалы и того, кто проверяет работу. Для блока отчёта результатом могут быть расчёты с источниками данных и объяснением расхождений. Отметка о завершении сама по себе качество не подтверждает.

Если после перераспределения теряются договорённости о передаче и проверке, перенеси их в конструктор бизнес-процессов Legend BMS: задай шаги, роли и условия перехода. Таблицу ёмкости используй как основу решения о назначении. Условия перехода помогают контролировать ход процесса, но фактическое качество оценивает проверяющий. Зарегистрируйся и первым шагом создай процесс передачи задачи с ролями исполнителя и проверяющего.