SIPOC: как описать поставщиков, входы и результаты процесса

SIPOC - это таблица из пяти элементов: поставщики, входы, процесс, выходы и клиенты. Она помогает согласовать, от кого поступают данные, что с ними делают и кто использует результат. Ниже - заполненная SIPOC для подготовки коммерческого предложения и порядок составления своей. Пять колонок таблицы представлены подписанными блоками: связи между участниками и данными сохранены.

Собственнику и операционному директору этот инструмент полезен при несогласованной передаче работы. Менеджер считает заявку готовой, специалисту не хватает сведений для расчёта, а клиент ждёт предложение. SIPOC помогает увидеть, какого входа недостаёт и кто должен его предоставить.

Что означают пять элементов SIPOC

• S - Suppliers, поставщики. Кто предоставляет данные, материалы или документы для работы.
• I - Inputs, входы. Что процесс получает и использует.
• P - Process, процесс. Крупные шаги преобразования входов в результат.
• O - Outputs, выходы. Что появляется в результате процесса.
• C - Customers, клиенты. Кто получает и использует выходы.

Поставщиком может быть внешний контрагент или сотрудник компании. Клиент тоже бывает внутренним: например, руководитель получает отчёт для решения о загрузке команды.

Называй объекты предметно: вместо «информация» - «заявка с перечнем услуг, объёмом и желаемым сроком». Вместо «выполненная работа» - «коммерческое предложение с составом работ, ценой и условиями».

SIPOC показывает общий состав процесса. Все сообщения, клики и подробные развилки в неё включать не нужно. Количество поставщиков и клиентов не обязано совпадать с количеством шагов: один поставщик может предоставлять несколько входов.

Заполненная SIPOC: подготовка коммерческого предложения

Рассмотрим условную компанию. Начало процесса - поступление заявки, конец - отправка согласованного предложения и сохранение отправленной версии. Переговоры и заключение договора в пример не входят.

S - поставщики и их вклад:

• Клиент передаёт запрос, контакты, задачу, желаемые объём и срок через менеджера по продажам.
• Руководитель профильного отдела предоставляет сведения о доступных ресурсах и возможных сроках исполнения.
• Ответственный за ценообразование предоставляет действующий внутри условной компании перечень цен и правила расчёта.
• Бухгалтер предоставляет условия оплаты для предложения.

I - входы:

• От клиента через менеджера - заявка с требованиями, ограничениями и контактами. Менеджер уточняет пробелы после получения запроса.
• От руководителя отдела - сведения о ресурсах и возможных сроках.
• От ответственного за ценообразование - перечень цен и правила расчёта.
• От бухгалтера - условия оплаты.

P - крупные шаги:

1. Проверить заявку и уточнить недостающие сведения. Промежуточный результат - уточнённая заявка.
2. Определить состав работ и возможность исполнения с учётом ресурсов. Результат - состав работ, допущения и возможный срок.
3. Рассчитать цену и подготовить проект предложения. Результат - проект с условиями и обоснованием расчёта для согласования.
4. Проверить и согласовать предложение. Результат - согласованная версия либо замечания. После доработки проект снова проходит согласование.
5. Отправить согласованное предложение по контактам из заявки, сохранить отправленную версию и сведения об отправке.

O - итоговые выходы:

• Согласованное коммерческое предложение, отправленное клиенту.
• Сохранённая отправленная версия предложения.
• Запись с получателем и датой отправки.

C - клиенты и нужные им выходы:

• Внешний клиент получает предложение, чтобы решить, продолжать ли переговоры.
• Менеджер по продажам использует сохранённую версию и запись об отправке для дальнейшего общения с клиентом.

Уточнённая заявка и проект предложения нужны внутри процесса. Они подписаны рядом с шагами и не смешаны с итоговыми выходами. Сам факт отправки также не означает, что клиент прочитал предложение или согласился с ним.

Хочешь навести порядок в задачах и процессах команды? Начни с одного маршрута в Legend BMS. Зарегистрироваться →

Как составить свою SIPOC

Собери тех, кто предоставляет входы, выполняет работу и использует результат. Для проверки возьми реальную заявку и связанные с ней документы: названия в регламенте могут расходиться с практикой.

1. Назови процесс действием. Например, «Подготовить коммерческое предложение», а не «Продажи».
2. Кратко зафиксируй начало и конец. Достаточно события запуска и наблюдаемого результата завершения.
3. Запиши выходы и клиентов. Что должно появиться, кому это нужно и для какого следующего действия?
4. Выдели крупные шаги. Покажи, как входы превращаются в выходы. В учебном примере пять шагов; это детализация примера, а не обязательное число.
5. Добавь входы и поставщиков. Укажи, кто фактически предоставляет каждый документ или набор данных. Если участников несколько, раздели их вклад.
6. Проверь связи на завершённом случае. Проследи путь от исходных сведений до результата у получателя. Исправь расхождения.

Сначала описывай фактическую работу. Если сведения о ресурсах приходят в переписке, не записывай готовый календарь загрузки как существующий вход. Если поставщик неизвестен, зафиксируй открытый вопрос и договорись с участниками, кто будет предоставлять сведения.

Для своей таблицы повтори пять блоков примера. В S укажи поставщиков, в I - входы со ссылкой на поставщика по названию роли, в P - шаги, в O - итоговые результаты, в C - получателей с указанием нужного им выхода.

Как проверить входы и результаты

Перечень документов полезен, когда участники одинаково понимают их содержание. Для ключевых объектов добавь короткие требования:

• Уточнённая заявка: есть задача клиента, объём, желаемый срок и контакт для вопросов.
• Состав работ: перечислены включённые работы, ограничения и допущения для расчёта.
• Проект предложения: указаны состав работ, цена, условия оплаты и срок действия; для руководителя подготовлено обоснование расчёта.
• Согласованная версия: понятно, какой документ одобрен и закрыты ли замечания, мешающие отправке.
• Запись об отправке: указаны получатель и дата, сохранена именно отправленная версия.

Проверь передачу между участниками. Если специалист передаёт только итоговую цену, а руководителю нужно обоснование, результат подготовки проекта неполон.

Наличие данных и их достоверность - разные вещи. Заполненный срок не подтверждает возможность исполнения: её проверяет участник, отвечающий за ресурсы. SIPOC помогает назвать необходимые сведения, но сама не обеспечивает их качество.

Какие ошибки мешают использовать SIPOC

Слишком общий результат. «Довольный клиент» не объясняет, что передаётся на выходе. Запиши конкретный документ, материал или услугу и назови получателя.

Поставщик перепутан с исполнителем. Поставщик предоставляет вход, исполнитель выполняет работу. Одна роль может совмещать оба действия, но клиент, передающий требования, не становится исполнителем расчёта.

Действие записано вместо выхода. «Согласовать предложение» - шаг, «согласованная версия предложения» - его результат.

Промежуточный результат принят за итоговый. Проект предложения ещё не завершает процесс из примера: его нужно согласовать и отправить.

У выхода нет получателя. Формулировка «для компании» скрывает назначение результата. Назови роль и действие, для которого ей нужен этот выход.

Как перенести результат в Legend BMS

После проверки SIPOC используй её как основу для настройки работы. В конструкторе бизнес-процессов Legend BMS можно описать шаги, роли и условия перехода. Для примера это проверка заявки, определение состава работ, расчёт, согласование и отправка.

Проверку цены и выполнимости срока поручай соответствующим участникам. Условия перехода контролируют продвижение по заданным правилам, но не гарантируют фактическое качество работы.

Если SIPOC показала, что заявка поступает на расчёт без нужных сведений, перенеси её крупные шаги в конструктор бизнес-процессов Legend BMS и задай роли и условия перехода. Зарегистрируйся и создай первый шаг «Проверить заявку» с ролью менеджера по продажам.