Воронка подбора персонала: этапы и конверсия

Воронка подбора персонала показывает, сколько кандидатов проходит каждый этап найма и где прекращается движение. Чтобы посчитать конверсию, раздели число кандидатов, дошедших до следующего этапа, на число вошедших в предыдущий и умножь на 100%. Для корректного сравнения нужны одна группа кандидатов, одинаковые правила этапов и понятная дата наблюдения.

В отчёте может быть много откликов и проведённых интервью, а вакансия остаётся открытой. Общая активность не объясняет, мало ли подходящих кандидатов, долго ли они ждут ответа или отказываются от предложения. Воронка позволяет разделить эти ситуации.

Определи вход и конечный результат

Реши, кого считать входом: все полученные отклики, уникальных кандидатов или только прошедших первичный отбор. Для управленческого отчёта удобнее отдельно видеть общий поток и подходящих кандидатов, не смешивая эти числа.

Определи конец воронки. Принятое предложение и фактический выход на работу - разные события. Между ними кандидат может изменить решение, поэтому полезно учитывать их отдельно. Успешное прохождение адаптации можно наблюдать следующей воронкой с собственными критериями.

Зафиксируй правила для повторного отклика и участия человека в нескольких вакансиях. Число людей и число заявок на вакансии могут различаться; подпиши, что именно считается в отчёте.

Собери этапы с наблюдаемым переходом

Для примера возьмём маршрут: отклик получен, первичный отбор пройден, интервью состоялось, предложение отправлено, предложение принято, сотрудник вышел. Список можно изменить под вакансию, сохранив однозначные события.

Назначенное интервью и состоявшееся интервью лучше различать, если важны неявки. Ожидание ответа руководителя не стоит называть «успешным этапом»: это состояние работы внутри маршрута, у которого нужны ответственный и срок.

Для каждого этапа опиши вход, результат, ответственного и основание отказа. Тогда два рекрутера будут считать переход одинаково, а задержка не исчезнет в общей колонке «в работе».

Хочешь навести порядок в задачах и процессах команды? Начни с одного маршрута в Legend BMS. Зарегистрироваться →

Посчитай конверсию на одной группе

Предположим, по одной вакансии отобрана группа из 100 уникальных кандидатов, чьи отклики поступили в выбранную неделю. После завершения их рассмотрения получились такие результаты:

• Отклик получен: 100 кандидатов.
• Первичный отбор пройден: 40.
• Интервью состоялось: 20.
• Предложение отправлено: 5.
• Предложение принято: 3.
• На работу вышли: 2.

В этом модельном примере конверсия первичного отбора равна 40 / 100 × 100% = 40%. Переход от отбора к состоявшемуся интервью - 20 / 40 × 100% = 50%. Принятие предложения - 3 / 5 × 100% = 60%, а общая конверсия в выход - 2 / 100 × 100% = 2%.

Это учебные значения, а не норматив найма. Не сравнивай число вышедших за текущую неделю с откликами этой же недели, если вышли кандидаты, пришедшие месяц назад. Такой расчёт смешивает разные группы.

Учти незавершённые случаи

Если часть группы ещё проходит интервью, её итоговая конверсия пока неизвестна. Зафиксируй дату наблюдения и отдельно покажи активных кандидатов, отказы компании и отказы кандидатов.

Сравнивать источники лучше после достаточного времени на прохождение маршрута. Быстрый источник может выглядеть успешнее только потому, что его кандидатов обработали раньше. Для малых групп показывай и процент, и количество: один отказ из двух заметно меняет долю.

Учитывай движение внутри этапа отдельно от итогового перехода. Кандидат может дважды переносить интервью, но в расчёте числа уникальных прошедших этап он остаётся одним человеком.

Разбери причины потерь

Низкий переход после первичного отбора - повод проверить требования вакансии и источник откликов. Отказы после интервью могут быть связаны с условиями, содержанием работы или ожиданиями кандидата. Сам процент не доказывает причину: нужны записи отказов и разбор конкретных случаев.

Разделяй «не соответствует требованиям», «отказался сам», «не вышел на связь» и «вакансия приостановлена». Не заставляй рекрутера выбирать причину, которой он не знает: статус «причина не установлена» честнее выдуманного объяснения.

Не оценивай качество подбора только общей конверсией. Её можно повысить, ослабив отбор, но результат для команды от этого не обязательно улучшится. Дополнительно наблюдай выходы, дальнейшую работу сотрудников и выполнение требований роли.

Преврати отчёт в управляемый процесс

Задай следующую задачу для каждого активного кандидата: связаться, получить решение руководителя, назначить встречу или отправить предложение. У задачи должны быть ответственный, срок и сохранённый результат.

В Legend BMS последовательность найма можно оформить бизнес-процессом. Настроенные обязательные результаты помогают удерживать порядок переходов, а качество оценки кандидата проверяют участники найма.

Разбор конверсии полезен, когда за каждым этапом закреплены действия и ответственный. В Legend BMS можно описать процесс подбора через шаги, роли и условия перехода, чтобы команда работала по одному порядку. Зарегистрируйся и настрой процесс для одной вакансии: укажи, кто разбирает отклики, проводит встречу и фиксирует решение, затем проверь маршрут на одном случае.