Заявка на подбор сотрудника: шаблон для руководителя

Заявка на подбор сотрудника - это задание для HR с работой и результатами роли, требованиями к кандидату, условиями предложения и порядком отбора. Чтобы подготовить её, заполни шаблон ниже, согласуй задачи и бюджет с ответственными и зафиксируй решение о запуске поиска. Заполненный условный пример поможет проверить, хватает ли данных для конкретного подбора.

Что нужно согласовать до поиска

Фраза «нужен сильный специалист» допускает разные трактовки. Руководитель может ждать самостоятельного решения сложных вопросов, а HR - искать исполнителя для работы по готовым ответам. В заявке нужно прямо описать работу и границы самостоятельности.

За содержание роли отвечает будущий руководитель сотрудника. HR помогает уточнить требования и способы их проверки. Ответственный за бюджет подтверждает оплату. Если условие пока не согласовано, запиши вопрос, владельца и дату ответа. До решения не представляй его кандидату как утверждённое.

Отдели внутренние сведения от условий для кандидата. Причина замены и порядок согласования могут оставаться внутри компании. В объявление и разговор передавай согласованное описание работы и предложения.

Как заполнить заявку

Начни с работы, которую передаёшь человеку. Вместо «заниматься клиентами» напиши: «принимать обращения, уточнять запрос, отвечать в пределах полномочий и передавать сложные вопросы ответственным».

Затем укажи наблюдаемые результаты: у принятого обращения есть ответственный и следующий шаг; ответ соответствует запросу; при передаче коллега получает необходимые сведения. Добавь, кто и по каким материалам проверит результат. Подробный план первых месяцев в этой заявке не нужен.

Свяжи обязательные требования с задачами и проверкой. Если нужна письменная речь, предложи составить ответ на модельное обращение. Если важно уточнять запрос, дай ситуацию с недостающими данными. Отдели необходимое на входе от того, чему компания готова обучить.

Зафиксируй условия и порядок поиска: оплату, график, формат работы, этапы отбора, участников и срок обратной связи. Желаемую дату выхода дополни причиной. Она выражает потребность бизнеса, но не гарантирует завершение поиска. Назначь ответственного за временное решение на случай задержки.

Хочешь навести порядок в задачах и процессах команды? Начни с одного маршрута в Legend BMS. Зарегистрироваться →

Шаблон заявки на подбор сотрудника

Скопируй пункты и замени подсказки своими данными.

Основные сведения

• Должность, подразделение и количество сотрудников: [...].
• Руководитель сотрудника и заказчик подбора: [...].
• Причина открытия вакансии: [...].
• Кто и когда подтвердил потребность и бюджет: [...].

Работа и результаты

• Какую работу передаём и какие задачи входят в роль: [...].
• Ожидаемые результаты: [что должно быть получено].
• Проверка результатов: [кто оценивает, по каким материалам].
• Полномочия: [что решает сам, кому передаёт вопросы].

Требования и условия

• Обязательные требования: [навык, рабочая причина, проверка].
• Желательные навыки и обучение после выхода: [...].
• Место, формат, график и особенности работы: [...].
• Оплата: [диапазон, состав, сумма до или после удержаний].
• Другие согласованные условия предложения: [...].

Организация поиска

• Желаемая дата выхода, её причина и приоритет вакансии: [...].
• Этапы отбора, участники, задание и критерии оценки: [...].
• Кто решает по кандидату и утверждает предложение: [...].
• Срок обратной связи: [...].
• Кто определяет временное решение при задержке: [...].
• Открытые вопросы, ответственные и даты решения: [...].
• Кто и когда согласовал текущую версию и запуск поиска: [...].

Заполненная заявка: условный пример

Все суммы, даты и сроки в примере придуманы для демонстрации формы. Это не рыночные ориентиры.

Основные сведения. Один специалист по работе с обращениями в отдел клиентского сервиса. Руководитель и заказчик - руководитель отдела. Причина открытия - передача входящих обращений от менеджеров отдельному сотруднику. Потребность и бюджет подтвердил собственник 12 октября 2026 года.

Работа и полномочия. Принимать обращения, уточнять запрос, отвечать по согласованным материалам, сохранять историю и передавать сложные вопросы. Вопросы оплаты направлять бухгалтеру, условия сделки уточнять у менеджера. Самостоятельно менять договорённости с клиентом нельзя.

Результаты и проверка. У каждого принятого обращения записаны суть запроса, ответственный и следующий шаг. Передача содержит сведения для решения вопроса. При закрытии зафиксирован содержательный ответ или подтверждено выполнение запроса. Руководитель проверяет выборку обращений и историю общения. Заполненные поля сами по себе не доказывают качество ответа.

Требования. Деловая переписка нужна для ответов клиентам, уточнение запроса - для сбора недостающих данных, ведение истории - для передачи вопросов коллегам. Проверка - два модельных обращения: кандидат пишет ответ, перечисляет недостающие сведения и оформляет запись для передачи. Критерии - понятность, соответствие запросу, полнота записи и отсутствие необоснованных обещаний. Опыт взаимодействия с бухгалтерией желателен. Рабочей системе и продукту компания обучит.

Условия. Офис в Казани, работа по будням с 9:00 до 18:00 с часовым перерывом, переписка и звонки. Фиксированная оплата - 75-90 тысяч рублей в месяц до удержаний; конкретную сумму согласуют по итогам отбора в пределах диапазона. Другие условия предложения в примере не заданы, перед использованием заявки их нужно заполнить.

Срок и приоритет. Желаемый выход - 16 ноября 2026 года, до запланированного увеличения нагрузки. Приоритет среди текущих вакансий - первый. При задержке руководитель отдела определяет временное распределение обращений.

Отбор и решение. HR проводит первичное интервью, руководитель разбирает модельные обращения и решает по кандидату. Предложение в пределах бюджета утверждает руководитель, за его пределами - собственник. Обратная связь по кандидату - в течение двух рабочих дней после каждого этапа.

Согласование. Руководитель, HR и собственник согласовали описанные условия 13 октября 2026 года. До запуска руководитель должен уточнить другие условия предложения с ответственным за кадровое оформление к 15 октября. Решение о запуске поиска пока не принято.

Как проверить готовность заявки

Прочитай заявку с позиции HR: можно ли объяснить работу кандидату, проверить обязательные навыки и представить основания для решения?

• Задачи связаны с результатами, указан способ проверки.
• У каждого обязательного требования есть рабочая причина.
• Оплата, график и формат согласованы.
• Полномочия соответствуют ожидаемой самостоятельности.
• Названы участники отбора и ответственные за решения.
• Желаемая дата выхода отделена от обещания закрыть вакансию.
• Открытые вопросы имеют владельца и срок ответа.

В примере поиск ещё не запущен: остаётся уточнить условия предложения. В своей заявке закрой вопросы, от которых зависит поиск, и зафиксируй согласование текущей версии.

Как перенести согласование в Legend BMS

В конструкторе бизнес-процессов Legend BMS можно задать шаги подготовки заявки, распределить роли руководителя, HR и ответственного за бюджет, настроить условия перехода к запуску поиска. Условия перехода контролируют введённый результат, но не гарантируют обоснованность требований или качество согласования. Содержание проверяют участники.

Если HR получает заявку без согласованных задач и условий, перенеси её подготовку в процесс Legend BMS с шагами описания работы, проверки требований и подтверждения бюджета. Зарегистрируйся и первым шагом создай процесс «Согласование заявки на подбор».