ФОТ (фонд оплаты труда): формула и пример расчёта

Фонд оплаты труда (ФОТ) - это сумма всех денег, которую компания тратит на оплату труда сотрудников за период: зарплаты, премии, отпускные, больничные за счёт работодателя и все обязательные начисления сверху. Формула расчёта ФОТ простая на бумаге: сложить все выплаты персоналу за месяц (или год) и прибавить страховые взносы. Но у селлера маркетплейса, где на зарплату часто уходит 20-40% выручки, эта цифра решает, останется ли бизнес в плюсе после очередного квартала.

Проблема в том, что "просто сложить зарплаты" почти всегда даёт заниженную цифру. Компания забывает премии за сборку заказов, доплаты за ночные смены на складе, взносы в фонды, отпускные - и в итоге ФОТ по факту оказывается на 30-40% выше, чем в голове у руководителя. Дальше разберём формулу по шагам, посчитаем на модельном примере и покажем, где обычно теряют деньги.

Что входит в ФОТ

ФОТ - это не только "чистая" зарплата на карту. В полный фонд оплаты труда входят:

• оклад и часовая или сдельная оплата;
• премии, бонусы, KPI-выплаты;
• доплаты и надбавки (за стаж, ночные смены, совмещение, вредность);
• отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;
• больничные за первые дни болезни за счёт работодателя;
• районные коэффициенты и северные надбавки, если применимо;
• материальная помощь и другие регулярные выплаты по трудовым договорам.

Отдельно от "чистого" ФОТ считают начисления на ФОТ - страховые взносы (пенсионное, медицинское, социальное страхование), которые компания платит поверх зарплаты. Их часто путают: ФОТ - это начисленная сумма до вычета НДФЛ (сам налог уже сидит внутри неё, просто удерживается и перечисляется в бюджет), а взносы - отдельная статья расходов сверху.

Формула расчёта ФОТ

Базовая формула:

ФОТ = Оклады + Премии и надбавки + Отпускные + Больничные за счёт работодателя + Прочие выплаты по трудовым договорам

Это фонд "начислено сотрудникам", то есть сумма до вычета НДФЛ.

Если нужна полная нагрузка бизнеса на персонал, добавляют страховые взносы:

Полная нагрузка на ФОТ = ФОТ + Страховые взносы (обычно около 30% от начисленной суммы по общему тарифу, у части МСП действует льготная ставка на выплаты свыше МРОТ)

Именно вторая формула - та, которую стоит закладывать в юнит-экономику товара: если считать только "голые" оклады, себестоимость операций окажется занижена на четверть и больше.

Хотите увидеть на цифрах своей команды, куда утекает ФОТ? Посмотреть →

Пример расчёта ФОТ

Пример. У селлера на Wildberries небольшая команда: 3 сборщика заказов на складе, 1 менеджер по закупкам, 1 специалист по рекламе.

За месяц начислено:

• сборщики: 3 × 45 000 ₽ = 135 000 ₽;
• менеджер по закупкам: 70 000 ₽;
• специалист по рекламе: 80 000 ₽ оклад плюс 15 000 ₽ премия за выполнение плана по ДРР;
• одному сборщику начислены отпускные за 5 дней - 8 000 ₽.

Считаем базовый ФОТ:

135 000 + 70 000 + 80 000 + 15 000 + 8 000 = 308 000 ₽

Добавляем страховые взносы (условно 30% для упрощения примера, реальная ставка зависит от системы налогообложения и суммы выплаты на человека):

308 000 × 0,30 = 92 400 ₽

Полная нагрузка на ФОТ за месяц:

308 000 + 92 400 = 400 400 ₽

Если выручка компании за этот месяц - 2 000 000 ₽, доля ФОТ в выручке составит 400 400 / 2 000 000 = 20,02%. Этот показатель уже можно сравнивать с прошлыми месяцами и с целевым порогом по юнит-экономике.

ФОТ по отдельному сотруднику и по шагу процесса

Общий ФОТ компании - агрегат, полезный для отчётности, но он не отвечает на главный вопрос: где именно утекают деньги. Для управленческих решений ФОТ стоит раскладывать глубже:

1. ФОТ на сотрудника в месяц - начисленная сумма плюс взносы, делённая на количество отработанных часов, даёт стоимость часа конкретного человека.
2. ФОТ на задачу или процесс - если известно, сколько часов сотрудник потратил на конкретный шаг (например, обработку возврата или упаковку заказа), можно посчитать, во сколько этот шаг обходится компании.
3. ФОТ на единицу товара - полная нагрузка на операции, делённая на количество отправленных единиц, показывает, сколько зарплатных денег "сидит" в каждой продаже.

Именно на этом уровне детализации ФОТ превращается из бухгалтерской цифры в инструмент управления: становится видно, что, например, обработка одного возврата стоит компании ощутимую сумму в зарплате сотрудников, а не абстрактные "у нас много ФОТ на складе".

ФОТ, ФЗП и другие похожие термины

Селлеры часто путают ФОТ с соседними понятиями:

• ФЗП (фонд заработной платы) - более узкое понятие, обычно включает только оклады, премии и надбавки, без отпускных и больничных; на практике термины часто используют как синонимы, но при точных расчётах разница важна.
• Фонд оплаты труда с начислениями - это ФОТ плюс страховые взносы, то есть полная нагрузка на бизнес.
• Себестоимость труда на единицу продукции - производная метрика, которая берёт ФОТ и делит его на объём выпуска или продаж.

Если нужна точность для управленческой отчётности, фиксируй, какую именно формулу используешь в каждом отчёте - иначе цифры между отделами не будут биться друг с другом.

Частые ошибки при расчёте ФОТ

• Забывают взносы. Считают только начисленную зарплату и получают заниженную нагрузку на бизнес.
• Не учитывают отпускные и больничные. В месяц массовых отпусков (например, летом) ФОТ может подскочить, если эти суммы не заложены заранее.
• Считают ФОТ "на глаз" по средней зарплате. Средняя зарплата, умноженная на число сотрудников, не учитывает премии, доплаты и разброс окладов - расчёт получается неточным.
• Не разносят ФОТ по подразделениям или процессам. Тогда невозможно понять, какой участок работы съедает бюджет, и решения принимают вслепую.
• Считают ФОТ раз в квартал вместо ежемесячного контроля. За три месяца перекос в статье расходов можно заметить слишком поздно, когда бюджет уже превышен.

Как контролировать ФОТ в моменте

Формула расчёта ФОТ работает точно только тогда, когда данные под рукой актуальны: часы сотрудников, премии, отпуска и больничные обычно разбросаны по разным таблицам и системам, и свести их вручную к концу месяца - долгая и ошибкоёмкая работа. Когда команда ведёт задачи и процессы в одной системе, а не в разрозненных чатах и таблицах, ФОТ можно раскладывать не только по компании в целом, но и по конкретным шагам работы - и видеть, во что обходится каждый процесс, ещё до того как цифры попадут в бухгалтерский отчёт.