Передача дел при увольнении сотрудника: какую систему выбрать

Передача дел при увольнении сотрудника - это не подписанный акт и не прощальное сообщение в общем чате. Это набор конкретных шагов: закрыть текущие задачи, передать доступы, зафиксировать, где что лежит и с кем нужно связаться дальше. На маркетплейсах цена ошибки выше, чем в обычном офисе: за карточками товара, рекламным кабинетом и поставками нужно следить каждый день, и один пропущенный шаг сразу видно в цифрах - остановились продажи, выросла ДРР, просел рейтинг магазина. Короткий ответ на вопрос, какую систему выбрать для передачи дел: не таблицу и не папку с файлами, а систему, где передача дел оформлена как бизнес-процесс с обязательными шагами, а не как документ, который можно прочитать по диагонали и отложить.

Дальше речь пойдёт не про конкретного человека, который увольняется, а про саму механику передачи. Неважно, кто уходит - байер, контент-менеджер, кладовщик или менеджер по маркетплейсам: логика передачи дел одна и та же, различается только набор доступов и задач, которые нужно закрыть.

В статье разберём, почему привычные способы - акт, чат, общая таблица - не закрывают риск, какие критерии важны при выборе системы для передачи дел и как этот процесс выглядит на практике у селлера.

Почему акт и чат в мессенджере не закрывают риск

Акт приёма-передачи дел фиксирует факт: человек передал, другой принял. Это нужный документ с юридической точки зрения, но он не проверяет, что конкретно передано. Можно подписать акт и не сменить пароль от личного кабинета Wildberries, не выгрузить шаблоны карточек, не сообщить новому сотруднику, с каким поставщиком велись переговоры о следующей поставке.

Чат в Telegram или WhatsApp работает похоже: сообщение "передаю дела, все доступы в закреплённом файле" выглядит как передача, но никто не проверяет, что новый сотрудник прочитал файл и правда получил доступ ко всем нужным кабинетам. Сообщение легко пропустить, файл - потерять среди других закреплённых сообщений.

Общая проблема обоих способов в том, что они фиксируют намерение передать дела, а не сам факт передачи. Между "написал" и "сделал" может пройти неделя, а магазин на маркетплейсе в это время работает без присмотра.

Регламент - это документ, процесс - это гарантия

Логично захотеть прописать регламент передачи дел: пошаговую инструкцию, что делать при увольнении. Но регламент - это текст, а текст можно не прочитать и не выполнить до конца, особенно если увольнение произошло быстро и все торопятся.

Разница в другом: бизнес-процесс, заведённый в системе, не позволяет пропустить шаг. Пока не передан пароль от рекламного кабинета - следующий шаг не открывается и задача не закрывается. Это не документ, который лежит и ждёт, что его прочитают, а последовательность действий, которую физически нельзя обойти стороной.

Здесь и заключается ответ на вопрос "какую систему выбрать": нужна не система хранения документов, а система, которая ведёт человека по обязательным шагам и не даёт закрыть задачу, пока шаг не выполнен.

Хотите навести порядок в задачах и процессах команды? Посмотреть →

Что нужно передать при увольнении сотрудника на маркетплейсе

Список зависит от роли, но в большинстве случаев в передачу дел входит:

• доступы к личным кабинетам Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркета и к рекламным кабинетам внутри них;
• доступы к аналитическим сервисам, CRM или учётной системе, где велась работа с заказами и остатками;
• текущие задачи и их статус - что в работе, что на паузе, что требует срочного ответа;
• контакты поставщиков, подрядчиков по фото- и видеосъёмке, логистических партнёров;
• шаблоны карточек товара, тексты описаний, ключевые слова, наработки по SEO;
• пароли и API-ключи, привязанные лично к сотруднику, а не к общей учётной записи компании;
• история переговоров по спорным ситуациям - возвратам, штрафам, претензиям от маркетплейса.

Если этот список нигде не зафиксирован как обязательный чек-лист процесса, часть пунктов теряется - обычно первыми уходят доступы и контакты поставщиков, потому что они не оформлены как документ, а хранились "в голове" у сотрудника.

4 критерия выбора системы для передачи дел

При выборе системы для передачи дел стоит смотреть не на интерфейс и не на цену подписки, а на четыре вещи.

Во-первых, это должен быть процесс с обязательными шагами, а не текстовое поле для описания. Задача "передать дела" должна состоять из отдельных шагов - доступы, задачи, контакты, - каждый из которых закрывается отдельно и требует подтверждения.

Во-вторых, система должна показывать все задачи конкретного сотрудника на момент увольнения - без сборки вручную из переписки и таблиц. Если руководитель не видит одним экраном, что именно сейчас в работе у увольняющегося, часть задач неизбежно повиснет без ответственного.

В-третьих, передача доступов должна быть отдельным контролируемым шагом, а не общей галочкой "доступы переданы". Речь о конкретных личных кабинетах маркетплейсов, рекламных кабинетах и сервисах - каждый со своим статусом.

В-четвёртых, руководителю должно быть видно, на каком шаге передача дел затормозилась и кто сейчас отвечает за следующий шаг. Без этого процесс превращается в такой же список благих намерений, как и регламент на бумаге.

Как выглядит процесс передачи дел в системе - пример

Пример: в системе заводится бизнес-процесс "Увольнение сотрудника", который запускается автоматически при смене статуса в кадровом модуле или вручную руководителем.

Шаги процесса: переназначить открытые задачи на нового ответственного или руководителя; сменить пароли к личным кабинетам маркетплейсов и рекламным кабинетам; выгрузить и передать шаблоны карточек и тексты; зафиксировать контакты действующих поставщиков и подрядчиков с кратким статусом переговоров; подписать акт приёма-передачи; отключить доступ к внутренним сервисам компании.

Каждый шаг закреплён за конкретным исполнителем - самим сотрудником, его руководителем или тем, кто принимает дела, - и не закрывается, пока не выполнен. Пока пароль от кабинета Ozon не сменён, процесс "Увольнение сотрудника" остаётся открытым, и это видно в системе всем, кто на него смотрит, а не только тому, кто должен был это сделать.

Во что реально обходится небрежная передача дел

Здесь важно не путать два разных эффекта. Ожидание само по себе бюджет не ест: зарплата у сотрудников фиксированная, и пока один процесс стоит в очереди, человек занят другой оплаченной работой.

Реальные потери две. Первая - это когда из-за сорванной передачи дел тормозится что-то дальше по цепочке: карточки без присмотра теряют позиции в поиске маркетплейса, рекламный кабинет продолжает тратить бюджет без контроля и ДРР растёт незаметно, поставка задерживается, потому что новый сотрудник не знает контакта поставщика. Это не прямые убытки в рублях, а упущенная скорость и упущенные продажи.

Вторая - это реально потраченное оплаченное время: новый сотрудник тратит рабочие часы не на задачи, а на восстановление контекста - разбирается в чужих карточках, заново созванивается с поставщиком, который уже обсуждал условия с уволенным коллегой. Это время можно честно посчитать по ставке, потому что в этот момент человек не занимается ничем другим.

Чек-лист перед увольнением сотрудника

Коротко, что стоит проверить перед тем, как выбирать или запускать процесс передачи дел:

• заведён ли в системе процесс "Увольнение сотрудника" с обязательными шагами, а не разовая инструкция;
• видны ли одним экраном все открытые задачи увольняющегося сотрудника;
• отделена ли передача доступов к личным кабинетам маркетплейсов и рекламным кабинетам в отдельный контролируемый шаг;
• есть ли ответственный за каждый шаг и видно ли руководителю, на каком шаге процесс остановился;
• зафиксированы ли контакты поставщиков и подрядчиков не только у самого сотрудника, но и в общей системе.

Если хотя бы половина пунктов не выполняется, передача дел при следующем увольнении снова пройдёт на честном слове - а на маркетплейсе это заметно уже через пару дней в виде просевших карточек и остановленной рекламы.