Участие в акциях: как автоматизировать процесс

Участие в акциях: как автоматизировать - вопрос, который встаёт у любого селлера Wildberries, Ozon или Я.Маркета, как только количество SKU и акций начинает расти быстрее, чем успевает разбираться один категорийный менеджер. Автоматизировать участие в акциях - это не поставить скрипт, который сам жмёт "участвовать" в личном кабинете маркетплейса. Это перевести решение "вступать или нет" из переписки в мессенджере и памяти конкретного человека в бизнес-процесс, где каждый шаг зафиксирован, посчитан и не может быть пропущен.

Пока участие в акциях держится на том, что "менеджер обычно проверяет остатки и маржу перед тем как жать кнопку", процесс работает ровно до первого отпуска, увольнения или запарки перед высоким сезоном. Дальше начинаются вступления в акции с отрицательной маржинальностью, распроданные остатки без пополнения и товары, зависшие в акции, которая давно закончилась.

Дальше разберём, из каких шагов на самом деле состоит участие в акции, что в этом процессе стоит автоматизировать в первую очередь и что получает руководитель, когда процесс переведён в систему, а не держится на договорённостях.

Из каких шагов состоит участие в акции

Со стороны это выглядит как одна кнопка в личном кабинете маркетплейса. На деле за ней стоит цепочка из нескольких шагов, и автоматизировать нужно всю цепочку, а не только финальное нажатие.

1. Маркетплейс присылает уведомление о новой акции с условиями - скидка, сроки, требования к остаткам.
2. Категорийный менеджер или байер отбирает SKU, которые в принципе подходят под условия акции.
3. Кто-то считает юнит-экономику по каждому SKU с учётом скидки, комиссии маркетплейса, логистики и ДРР - выдерживает ли товар акционную цену без ухода в минус.
4. Проверяются остатки и оборачиваемость - хватит ли товара на весь срок акции и не приведёт ли скидка к дефициту.
5. Решение согласовывается с руководителем, если маржинальность на грани.
6. Товар заводится в акцию в личном кабинете, цена и статус фиксируются.
7. По окончании акции кто-то возвращает исходную цену и выводит товар, если участие разовое.

Если хотя бы один из этих шагов держится "на договорённости", а не на процессе, именно на нём и рвётся цепочка - чаще всего это шаг с пересчётом юнит-экономики или возврат цены после акции.

Как перевести участие в акциях в бизнес-процесс

Автоматизировать здесь - значит описать цепочку выше как процесс в системе, где каждый шаг привязан к конкретному человеку и не закрывается, пока не выполнен предыдущий.

• Уведомление об акции от маркетплейса запускает задачу автоматически, а не когда кто-то вспомнил зайти в личный кабинет.
• Расчёт юнит-экономики по акционной цене становится обязательным шагом с полем для итоговой маржинальности, а не отдельной таблицей, которую можно забыть открыть.
• Проверка остатков привязана к тем же складским данным, что использует кладовщик при приёмке и отгрузке, а не к отдельной ручной выгрузке.
• Согласование с руководителем появляется как шаг только тогда, когда маржинальность ниже порога - на остальные SKU время руководителя не тратится.
• Возврат цены после акции - это отдельная задача с датой окончания акции, а не то, что "кто-то должен не забыть".

Здесь стоит сразу отделить процесс от документа. Регламент участия в акциях можно написать и разослать в чат, но его можно не прочитать и не выполнить - до первой пропущенной проверки остатков. Бизнес-процесс в системе устроен иначе: следующий шаг физически не откроется, пока не закрыт предыдущий, и это не зависит от того, вспомнил сотрудник инструкцию или нет.

Регламент теряется в переписке? В Legend BMS шаг физически нельзя пропустить. Посмотреть →

Что теряет бизнес, если участие в акциях не автоматизировано

Основные потери здесь не в часах простоя между шагами. Пока заявка на участие в акции ждёт согласования, менеджер занят другими задачами, и само ожидание расхода не создаёт. Реальная стоимость проявляется в двух других местах.

Во-первых, из-за задержки тормозится то, что идёт дальше по цепочке: пропущен срок подачи заявки на акцию - упущена выручка от дополнительного трафика, который маркетплейс даёт участникам. Пропущен момент возврата цены - несколько дней товар продаётся по акционной цене уже без скидки от площадки, и это прямая недополученная маржа.

Во-вторых, есть реально потраченное оплаченное время: если менеджер узнаёт об отрицательной марже уже после того, как товар месяц провисел в акции, придётся заново поднимать данные, пересчитывать юнит-экономику и разбираться, кто и почему согласовал участие - это часы работы, которые можно было потратить на новые SKU.

Что видно руководителю, когда процесс в системе

Когда участие в акциях идёт через бизнес-процесс, а не через переписку, руководитель получает то, что переговоры в чате никогда не покажут: на каком шаге и у кого стоит каждая заявка на акцию прямо сейчас, сколько SKU ждут расчёта маржинальности дольше суток и кто из категорийных менеджеров регулярно пропускает проверку остатков.

Это и есть тот самый "рентген ФОТ" по конкретному процессу: видно, сколько оплаченного времени команда тратит на согласование акций, где решение стабильно упирается в одного человека и стоит ли держать этот процесс на ручном пересчёте, если объём акций вырос в несколько раз за сезон.

Частые ошибки при автоматизации участия в акциях

• Автоматизируют только подачу заявки в личном кабинете, а расчёт маржинальности и проверку остатков оставляют в отдельной таблице - процесс всё равно рвётся на стыке.
• Ставят одно и то же согласование руководителя на все акции подряд, включая те, где маржинальность заведомо в порядке - руководитель становится узким местом.
• Не привязывают шаг возврата цены к конкретной дате окончания акции - товар неделями продаётся по забытой акционной цене.
• Решение об участии принимает один человек без данных по остаткам от кладовщика или байера - в акцию попадает то, чего физически не хватит на весь срок.
• Считают юнит-экономику акции по средней марже по категории, а не по конкретному SKU с учётом текущей комиссии и логистики маркетплейса.

Автоматизировать участие в акциях - значит убрать эти точки разрыва системно: не написать более подробную инструкцию, а сделать так, чтобы каждый шаг цепочки - от уведомления маркетплейса до возврата цены - открывался автоматически, требовал конкретных данных и не мог быть пропущен незамеченным.