Проведение регулярных созвонов и планёрок без программиста и внедренцев

Проведение регулярных созвонов и планёрок часто держится на честном слове: собрались, обсудили, разошлись - а через неделю никто не помнит, кто что обещал сделать. Наладить такие встречи в команде селлера маркетплейса можно без программиста и без бригады внедренцев: регулярный созвон превращается в обычный бизнес-процесс внутри системы, которую команда и так использует каждый день.

У продавца на Wildberries, Ozon и Я.Маркет на планёрке обычно пересекаются разные роли - байер, контент-менеджер, кладовщик, бухгалтер. Без единой точки сборки каждый созвон превращается в пересказ того, что обсуждали неделю назад. Разница не в том, есть у встречи бумажный регламент или нет - регламент можно не прочитать и не выполнить. Разница в том, встроен ли шаг физически в рабочий процесс, где его нельзя пропустить, или он существует только в головах участников.

Дальше - как собрать регулярные созвоны и планёрки в процесс своими силами, что должно быть внутри такого процесса и как увидеть, сколько зарплатного бюджета команда реально тратит на встречи.

Почему планёрка "по памяти" перестаёт работать через пару недель

Первые созвоны обычно проходят живо: тема свежая, у всех есть что сказать. Проблема начинается позже, когда повестка держится не на структуре, а на памяти ведущего.

Типичные точки провала:

• повестку никто не готовит заранее, поэтому первые десять минут уходят на то, чтобы вспомнить, о чём вообще договаривались;
• решения фиксируются в чате или в блокноте у одного человека, и до остальных доходят в пересказе;
• у пункта повестки нет ответственного, поэтому "обсудили" незаметно подменяет собой "сделали";
• одна и та же проблема - например, задержка приёмки товара на складе - всплывает третью неделю подряд, потому что предыдущее решение по ней никуда не делось из разговора.

В таком формате планёрка перестаёт быть инструментом управления и превращается в ритуал: время потрачено, а движения по задачам не произошло.

Из разговора - в процесс: что должно измениться

Чтобы проведение регулярных созвонов и планёрок давало результат, встреча должна быть не событием в календаре, а шагом внутри процесса, у которого есть вход и выход.

Вход - это готовая повестка с данными, а не пустой лист. Выход - это список задач с исполнителями и сроками, а не ощущение, что "продуктивно поговорили".

Между входом и выходом система должна удерживать три вещи: кто отвечает за каждый пункт, что именно решили и когда это проверят в следующий раз. Как только эти три вещи закреплены за шагом процесса, а не за памятью участников, планёрка перестаёт зависеть от того, кто в этот день внимательнее слушал.

Хотите навести порядок в задачах и процессах команды? Посмотреть →

Как настроить процесс планёрки без программиста и внедренцев

Здесь не нужна интеграция и не нужен код - конструктор процессов в системе рассчитан на то, что его собирает сам руководитель или ответственный за операционку, без привлечения технической команды.

Порядок настройки обычно такой:

1. Задаёшь расписание - день недели и время, когда процесс запускается автоматически, без ручного напоминания "не забудьте про планёрку".
2. Собираешь шаблон повестки из повторяющихся блоков: что происходит на складе, что с карточками товара, что с рекламой и ДРР, что с оплатами. Шаблон один раз настраивается и дальше переиспользуется каждую неделю.
3. Привязываешь к каждому блоку ответственного - того, кто готовит данные к этому пункту заранее, а не придумывает ответ на ходу.
4. Настраиваешь правило: любое решение по итогам обсуждения пункта превращается в задачу с исполнителем и сроком прямо внутри процесса, а не остаётся строкой в протоколе.

После такой настройки система сама открывает нужный шаблон в назначенное время, а на следующей планёрке первым делом показывает, какие задачи с прошлой встречи закрыты, а какие висят просроченными - это видно сразу, без отдельного отчёта.

Рентген ФОТ по встречам: что видно руководителю

В системе, которая ведёт задачи и процессы, видно не только факт проведения планёрки, но и то, сколько оплаченного времени команда в ней фактически провела - по каждому сотруднику и по каждому регулярному созвону.

Это и есть рентген ФОТ применительно к встречам: руководитель видит, какая планёрка стабильно превышает отведённое время, чья роль на созвоне избыточна (например, кладовщика зовут на разбор рекламных кампаний, где ему нечего делать), и по каким процессам решения регулярно не доходят до статуса "выполнено".

Пример: если на еженедельную планёрку байера и контент-менеджера по новым карточкам товара стабильно уходит полтора часа вместо запланированных сорока минут, это видно не из ощущений, а из данных - и повод пересмотреть шаблон повестки, а не молча мириться с растянутым созвоном.

Сколько реально стоит созвон - без иллюзий и лишних умножений

Честно посчитать стоимость планёрки можно только на основе реально потраченного оплаченного времени: если в часовом созвоне участвуют пять человек, это час их оплаченного времени каждого, и эту цифру можно умножать на ставку - в этот час люди физически не занимались другой оплаченной работой.

А вот ожидание между встречами в такой расчёт добавлять не нужно: пока сотрудник ждёт следующую планёрку или передачу задачи от коллеги, он занят другими оплаченными делами, и это ожидание само по себе бюджет не ест.

Поэтому смысл считать стоимость планёрки не в том, чтобы найти повод её отменить, а в том, чтобы увидеть, какие созвоны стоят команде дорого относительно пользы, и укоротить именно их - за счёт более чёткой повестки, а не за счёт удаления встречи как таковой.

Планёрки для команды, которая работает на нескольких маркетплейсах

Если товары одновременно идут на Wildberries, Ozon и Я.Маркет, планёрка легко разваливается на три параллельных разговора - по каждой площадке своя таблица, свои цифры, свой докладчик.

Процесс в системе решает это иначе: показатели по площадкам - маржинальность, ДРР, оборачиваемость - подтягиваются в один экран повестки, и планёрка идёт по товарным категориям, а не по интерфейсам разных личных кабинетов. Тогда обсуждение одной карточки товара сразу видно во всех проекциях, и не нужно сверять три отдельных отчёта после встречи, чтобы понять, о чём вообще договорились.